Protocollo

L’Ufficio Protocollo si occupa della protocollazione degli atti in arrivo nel Comune, del loro smistamento agli uffici destinatari e della gestione e dell’invio della posta cartacea all’ufficio di Poste Italiane territorialmente competente. L’ufficio si occupa inoltre della gestione dell’archivio informatico del protocollo. Chiunque abbia necessità di inviare atti o documenti di qualsiasi tipo (richieste, segnalazioni, dichiarazioni, etc) al Comune di Petilia Policastro, può, in alternativa al servizio postale, consegnarli direttamente al Protocollo Generale. Gli utenti che consegnano personalmente un documento, di natura cartacea o informatizzata, possono richiedere al personale dell’ufficio di fornire loro una ricevuta di protocollazione dell’atto che viene generata dal gestionale una volta registrato il documento. La ricevuta contenente i dati della segnatura del protocollo dovrà essere siglata e timbrata dall’operatore di protocollo. Gli utenti potranno, altresì, richiedere che sia posto un timbro su una copia dell’atto per attestare l’avvenuta ricezione da parte del Comune con relativa data ed apposizione di un visto. Nel timbro non viene indicato il numero di protocollo, poiché la registrazione può avvenire in giornata in un momento successivo, compatibilmente con le altre attività svolte dall’operatore addetto. Al fine di promuovere ed incentivare l’uso delle procedure informatizzate è possibile trasmette atti al comune anche attraverso la casella di posta elettronica del Comune al seguente indirizzo: protocollo.petiliapolicastro@asmepec.it. La ricevuta di avvenuta protocollazione per documenti pervenuti all’Ufficio viene inviata automaticamente sull’APP IO, o potrà essere richiesta inviando una mail che riporti l’oggetto della pratica ed il mittente all’indirizzo di posta elettronica: protocollo.petiliapolicastro@asmepec.it. E’ altresì possibile richiedere eventuali informazioni relative alla protocollazione al n. 09624338224. L’Ufficio Protocollo è l’ufficio che certifica l’arrivo dei documenti indirizzati al Comune, e che provvede in via esclusiva alle operazioni di registrazione degli stessi e alla distribuzione agli uffici di destinazione. Ciascun ufficio provvede, invece, autonomamente alla registrazione in uscita di documenti, pratiche e atti di propria competenza. Tutti i documenti in arrivo e in partenza sono soggetti alla protocollazione mediante apposito software gestionale, che provvede all’attribuzione di un numero progressivo univoco non modificabile, al quale è collegata la data di ricevimento/trasmissione e una serie di altre informazioni che consentono una corretta destinazione/attribuzione all’ufficio preposto all’espletamento della pratica, alla successiva archiviazione ed individuazione del documento stesso. L’importanza dell’atto della protocollazione risiede nel fatto che questa registrazione dà rilevanza giuridica all’atto stesso, avendo carattere di pubblica e riconosciuta certezza, cioè “fa fede” in caso di controversia giuridica (validità probatoria). Il numero di protocollo consente di individuare ciascun documento in maniera inequivocabile e gli altri riferimenti inseriti durante la procedura (data, mittente ed oggetto) permettono di rintracciarlo agevolmente fra gli atti del Comune, in qualsiasi momento tramite precisi criteri di ricerca. La documentazione da protocollare perviene attraverso le seguenti modalità:

• consegna a mano da parte del cittadino, durante il normale orario di apertura al pubblico;
• tramite il portalettere incaricato da Poste Italiane o da altre società affini;
• tramite PEC PROTOCOLLO dell’Ente.

La corrispondenza che perviene al protocollo in modalità cartacea viene scannerizzata acquisite tramite il software applicativo del protocollo informatico, e protocollate automaticamente, inglobando come documentazione gli eventuali allegati presentati brevi manu. Le comunicazioni che pervengono a mezzo PEC alla casella istituzionale del Comune vengono direttamente acquisite tramite il software applicativo del protocollo informatico, e protocollate automaticamente, inglobando come documentazione gli eventuali allegati presenti nel messaggio pervenuto. Ciascun Ufficio è abilitato alla protocollazione della corrispondenza in partenza da inviare a mezzo email , PEC o posta. Sono esclusi dalla protocollazione i seguenti atti:

• giornali, riviste, libri e pubblicazioni varie anche su supporti informatici;
• materiali pubblicitari;
• note di ricezione circolari o note di ricezione altre disposizioni o di materiale pubblicitario.

Ufficio

Tutte le persone che fanno parte di questo ufficio:

Giorno	Mattina	Pomeriggio
Lunedì	09:00 – 13:00	-
Martedì	09:00 – 13:00	15:30 - 17:30
Mercoledì	09:00 – 13:00	-
Giovedì	09:00 – 13:00	15:30 - 17:30
Venerdì	09:00 – 13:00	-